Digilog 2: Digitalisering i en kommun – vad innebär det?

Transkribering: Annelie Salminen, Skrivflow 

 

Joakim Jansson:

Hejsan och välkomna till denna ”digilog”, en dialog och ett samtal om digitalisering. Jag heter Joakim Jansson och jobbar på DigJourney. Idag ska vi prata om digitalisering i en kommun, vad innebär det egentligen. Förhoppningsvis med många konkreta tydliga exempel, så vi kan förstå lite mer. Vad är det? Vad finns bortom det här, ibland lite storsvulstiga, ordet digitalisering? Det här är en digilog i en ganska lång rad av digiloger, inom en e-learningutbildning som ni nu tar del av, så välkomna till denna! 

Idag har vi två stycken gäster. Vi har Magnus Garp, som är digitaliseringsledare i socialförvaltningen Kalmar kommun. Välkommen Magnus! 

Magnus Garp:

Tackar!

Joakim:

Och vi har Niklas Hörling som är digitaliseringschef för Kalmar kommunkoncern. Välkommen till dig också Niklas! 

Niklas Hörling:

Tack så jättemycket!a

Joakim:

Jag tänkte, vi kan väl börja med dig Niklas. Kan inte du berätta lite, digitaliseringschef i kommunkoncernen, hur ser en sådan persons vardag ut? Hur ser din vardag ut egentligen? 

Niklas:

Ja, min vardag, den blandas av en hel del olika frågor, som jag tror vi kommer komma in på ganska mycket under samtalet här idag. Men det är alltifrån att i grund och botten skapa en gemensam strategisk inriktning för vår kommunkoncern, vart vi är på väg, med fokus på digitalisering. Och hitta tydlighet till våra medarbetare, vad vi ska göra för att ta oss framåt, helt enkelt, i den digitala omställningen. Så det är mycket verksamhetsutveckling och övergripande förändringsfrågor som är på bordet i vardagen för mig. 

Joakim:

Och du jobbar både med förvaltningarna och de kommunala bolagen, och så vidare?

Niklas:

Precis, det är alla delar, så att det är en verksamhet som är väldigt differentierad och spridd. Att prata om digital omställning både från de yngre till de äldre och allt däremellan, med en flygplats, ett VR-bolag, ett energibolag, en hamn, och så vidare. 

Joakim:

Härligt. Tack för det! 

Jag bad dig fundera lite på att ta med en personlig liten pryl också, som skulle säga någonting om dig. Det är man alltid lite extra lite nyfiken på. Vad kan du bjuda på Niklas? 

Niklas:

Ja, nu tänker jag mig som den här fällkniven, jag vet inte om det syns här men …

Niklas:

Jodå.

Niklas:

Det är lite min vardag, att ibland får man vara korkskruven och ibland får man vara saxen, och ibland får man vara pincetten. Beroende på vad det är för frågor man hamnar i. En del är väldigt övergripande, strategiska, och en del får man lirka lite i vardagen för att få till en förändring framåt, i vissa olika delar. Det är många olika redskap i ryggsäcken som jag bär med mig i vardagen. 

Joakim:

Ja, ”Jack of all trades”, som man brukar säga på engelska. Finns det något särskilt verktyg som du känner dig speciellt hemtam med? 

Niklas:

Nja … det jag tänker mig är väldigt nära till hands för min del, det är väl att jag har en trygghet i teknisk förståelse från början. Men drivs och har ett brinnande intresse av att jobba med människor. Och landskapet att översätta och brygga däremellan, det är väl det verktyget som jag bär med mig i vardagen och drivs väldigt mycket av. 

Joakim:

Mm, så kopplingen mellan teknik och människa, helt enkelt, det låter som en lysande kombo om man ska jobba som digitaliseringschef, tänker jag.

Magnus, du då, hur ser din vardag ut? Du berättade för mig tidigare att du har fått ett nytt jobb? 

Magnus:

Ja, jag är ganska ny på socialförvaltningen där jag har jobbat några månader nu, som digitaliseringsledare på socialförvaltningen. Jag håller på att försöka sätta mig in i den stora och komplexa verklighet som finns där. Precis som Niklas har jag också tekniken med mig från IT-sidan sedan tidigare. Så just den kopplingen, de mjuka frågorna och teknikfrågorna, att vara kittet däremellan, är en stor del av min vardag. 

Joakim:

Mm. Jag ställer samma fråga till dig då, du fick också tänka lite kring den här personliga prylen. Har du tänkt till, har du med dig något?

Magnus:

Ja, jag har med mig något som jag alltid har i fickan. 

Joakim:

Ja, härligt!

Magnus: 

Det är ett sådant här, ett plektrum.

Joakim:

Ett plektrum!

Niklas:

Ah! 

Magnus:

Jag har hållit på med musik privat och det är liksom en del av mitt privata liv, men det är också så att musikbranschen faktiskt är en bransch som verkligen har fått ställa om, i och med digitaliseringens intåg. I fildelningseran, i strömmande media, där man har fått hitta nya affärsmodeller. Man letar fortfarande efter affärsmodeller, för att möta upp i detta. Men sedan tänker jag, vi som kreerar musik och skapar musik, vi använder också digitala verktyg på ett helt annat sätt idag än när jag började spela punk på åttiotalet. 

Joakim:

Verkligen. Ja, produktionen där alla sitter med en kanonstudio i källaren, så såg det inte riktigt ut för trettio år sedan. 

Magnus:

Nej.

Joakim:

Då var man tvungen att ha ganska djupa fickor om man skulle spela in någonting. Det ser inte riktigt ut så idag. Och större möjligheter att nå ut förstås, men också större konkurrens. Vad är det, elgitarr eller akustiskt, eller vad …?

Magnus:

Huvudinstrumentet är gitarr, både el och akustiskt, men jag spelar lite av varje, producerar en hel del. 

Joakim: 

Ja, härligt, kul! Jag håller själv också på lite med musik, så man … ja, jag ska inte stanna där alltför länge, man blir lite sugen såklart. 

Ja men bra. Hörni, det här handlar liksom om rätt praktiskt väldigt mycket. Vad innebär digitalisering? Då vet vi att digitalisering kan vara teknik, men det kan också vara någon form av grundteknik som man jobbar med, på vilka vi bygger olika produkter och tjänster. Men det kan också vara hur det egentligen påverkar våra beteenden. Dels som individer eller medborgare, men också i hur vi faktiskt arbetar om dagarna och samarbetar, och såvidare. Så det kan vara på många olika nivåer. 

Men jag tänkte, som en fond mot digitalisering, att det inte är så att vi aldrig har haft teknikskiften tidigare. Det har vi ju haft hela tiden, även om digitalisering är en ganska stor förändringsvåg, för att inte säga väldigt stor. Vilka tidigare teknikskiften ser ni att kommuner har gått igenom som vi skulle kunna ha med oss och lära oss någonting av, inuti det teknikskifte som vi idag befinner oss i? Har du du något exempel på det, Magnus, så får du gärna börja i det. 

Magnus:

Ja, jag tänker så här: Det är väldigt verksamhetsberoende också tycker jag, vad man har haft för milstolpar och teknikskiften. Det skiljer säkert en hel del mellan samhällsbyggnadskontor eller bibliotek eller social omsorgsverksamhet, vad man ser, och vad teknikskiftena har inneburit. Men ser man i stort, generellt sådär, tycker jag väl att det som … Jag har varit med ganska länge, så jag har varit med när vi införde internetteknik och det var ju ett stort skifte givetvis. Om vi går lite mer till modern tid, tror jag faktiskt att den smarta telefonen har inneburit att vi har ändrat beteende. Vi har ställt andra krav på hur man konsumerar tjänster, och framför allt hur man konsumerar tjänster av oss som kommun, som vi behöver möta upp i. Det är ett sådant teknikskifte som jag ser. 

Joakim:

Så generellt, från 2007 när iPhonen kom och framåt – det är fjorton år nu, har vi levt med de här sakerna i våra fickor. Så vi har kanske inte bara plektrum i våra fickor, utan även telefoner. 

Niklas, är det någonting du skulle vilja komplettera där, utifrån teknikskiften? 

Niklas:

Ja … jag skulle nog vilja spinna vidare lite på den första delen som Magnus var inne på, med att nätutbyggnaden började ta form och hända i samband med, ja, några år efter att internet hade sitt intåg. Jag själv var då tidigt och jobbade inom en IT-organisation på Växjö kommun. Runt 2000-2001 såg vi möjligheterna, när vi kunde sätta centrala system som kunde hjälpa våra verksamheter där ute att faktiskt kunna utföra en del arbete digitalt. Det var det ju då, även om vi inte pratade så mycket digitalisering. Men vi började jobba i verksamhetssystem och det byggde på att vi kunde ha bra kommunikationsvägar runt om i en kommun. Det är en mångfacetterad värld med verksamheter på många olika ställen. Så att bygga ihop nät på det sättet, det var en diger uppgift, men som medförde massor med möjligheter. Det är lite det som ligger till grund idag också, att vi har de här infrastrukturella förutsättningarna att arbeta vidare på.

Joakim:

Ja, ser du några skillnader med det här teknikskiftet som digitaliseringen medför, som vi är inne i nu? Jämfört med tidigare teknikskiften utifrån… ja… Ja, vad ser ni där? Finns det några skillnader som man borde tänka på? Om man nu är medborgare i Kalmar kommun, eller om man jobbar i socialförvaltningen, eller i någon annan förvaltning inom kommunen, till exempel? 

Niklas:

Ja, jag kan börja och resonera och fundera lite där. För det jag tänker, stora skillnader som jag märker, det är att kraven från våra invånare, av de som vi har tjänster till, de ökar markant, på ett helt annat sätt än vad det har varit tidigare. Och när jag säger kraven, ja men då förväntar man sig att man kan kommunicera med sin kommun eller sitt bolag på ett digitalt sätt, ha mer självbetjäning än tidigare, få insikter i sin levnad i kommunen på ett ändamålsenligt sätt. Det är en spaning. Den andra är också att den här teknikutvecklingen som sker, den går fortare och fortare. Det möjliggör också att vi kan använda de delarna som tekniken kommer med på ett bra sätt, om vi omfamnar våra verksamheter och gör dem trygga i förändring. Det händer också lite fortare, och är lite billigare teknik än vad det var historiskt sett. Så det är två skiften som jag ser är annorlunda nu än för tio, femton år sedan. 

Joakim:

Mm, tack Niklas. 

Magnus, någonting du vill komplettera där? 

Magnus:

Ja, jag tycker också att den stora skillnaden mot tidigare är nog att vi börjar titta på de mjuka frågorna på ett annat sätt. Tidigare har det varit väldigt mycket teknikdrivet. Nu tycker jag att man mer pratar förbättringar, verksamhetsutveckling, nyttor, skapa värde. Sedan blir tekniken liksom verktyget som möjliggör att komma framåt i det arbetet. Det tycker jag att jag har märkt en stor skillnad under de här åren. 

Joakim:

Jag kan också uppleva det. Framför allt om man jämför det inom ramen för digitaliseringsvågen, att det är skillnad idag jämfört med sju, åtta, nio år sedan. Att vi har en större förståelse för att vi någonstans måste börja med behoven och verksamheten och så vidare. Att inte tekniken i sig är ett självändamål, utan tekniken är ett medel att uppnå andra saker, som vi på olika sätt kan ha nytta av. Men vi behöver sätta människan i fokus, vi behöver sätta organisation och ledarskap, för att lyckas med det här. 

Ja, vi brukar ibland dela in digitalisering i tre olika nivåer. Och det här kan vara både utifrån individnivå, medborgarnivå, eller på samhällsnivå och olika systemnivåer som man då kan prata om, organsiationsnivån är också en del av det här. Och en nivå är den rena grundtekniken, teknologin. Det skulle kunna vara 5G till exempel, som vi nu rullar ut som någon form av grundteknologi på vilken vi kan bygga bättre tjänster och ta fram ännu bättre hårdvara, som vi sedan kan ha tjänster i till exempel i våra mobiltelefoner och våra smarta telefoner. De här tjänsterna, om de blir riktigt, riktigt bra börjar vi använda dem och då kan det till och med vara så att de börjar ändra våra beteenden och kanske till och med börjar bli återkommande. Att vi slutar att göra någonting och vi börjar att göra någonting annat. De här nivåerna brukar vi ibland använda oss av för att försöka förstå digitaliseringen och hur den faktiskt också kan påverka på en samhällsnivå om man aggregerar alla förändrade beteenden. De kan också egentligen påverka normer och värderingar och så vidare i förlängningen. 

Om vi börjar med grundteknologin i det då, vad finns det för grundteknologier just nu som ni jobbar mycket med, som ni skulle kunna vara … antingen som ni har jobbat med under en längre period, eller som börjar komma i större utsträckning. Finns det någon teknologi som är speciellt intressant för er just nu? Magnus? 

Niklas:

Ja … 

Joakim:

Ja, kör du Niklas! 

Niklas:

Om vi börjar övergripande, skulle jag vilja säga att några teknologier, som är någonting vi fokuserar en hel del på nu, det är mycket informationsutbyte mellan system. När det gäller teknologi då pratar vi om integrationer, vi pratar om API:er, alltså öppna standarder, att kunna utbyta information från ett system till ett annat eller från vår kommun till en annan myndighet, och så vidare. Att få det där att flyta, automatiskt på digital väg, det är någonting som vi försöker jobba en hel del med. För att förbättra både kvalitet, information, men också vardagen för våra anställda. Att slippa dubbelarbeta, ta ut saker på papper eller manuellt flytta saker mellan olika system. Det kommer som ett brev på posten här, att servicen ut mot kund eller invånare blir ju också bättre, vi kan snabba upp hanteringen. Det tycker jag är en del som vi jobbar mycket med nu, att få det här att fungera. 

Joakim:

Det är integration och gränssnitt som gör att systemen kan prata lite bättre med varandra. Att vi inte behöver sitta med isolerade öar av system utan vi kan få ihop en helhet, vilket gör oss effektivare och smartare också. Då kan vi börja jämföra data och så vidare, sedan över tid. 

Så det är en del, vad säger du då, Magnus, är det några andra teknologier som du ser har blivit tydligare sista åren? 

Magnus:

Alltså, det är så mycket på gång, så man kan plocka några ur högen. Men jag tänker någonting som vi faktiskt har jobbat med ett tag, som jag tycker har varit ett stort värde, är just att jobba med e-tjänster, alltså gränssnittet ut mot våra medborgare. För några år sedan gick vi samman och samverkade kring en e-tjänsteplattform tillsammans med några andra kommuner. Och där har vi, det har du bättre koll på, Niklas, men jag vet inte hur många hundra tjänster vi har publicerade nu ut mot kund. 

Niklas:

Ja, bara i Kalmar kommunkoncern har vi över 250 möjliga. Det är 120 ungefär utåt sett, och sedan har vi några interna e-tjänster också som servar våra anställda. 

Magnus:

Det här tycker jag nog har varit en bra väg, en bra framgång, för att göra det både enklare för våra användare, våra invånare, att ta kontakt med oss. Men också att kunna göra … förändra vårt arbetssätt på insidan, att göra det mer effektivt. Så det ska jag lyfta upp. 

Joakim:

Bra, då tog du oss också över den här andra nivån som handlar just om produkter, tjänster och e-tjänster. Finns det några andra tjänster, eller finns det några specifika tjänster och e-tjänster som ni har märkt, att det här uppskattas verkligen? Av våra medborgare eller dem vi finns till för. Att det har gjort en stor skillnad?

Niklas:

Ja, jag skulle kunna ta en som jag tycker var väldigt intressant. Den gjorde vi för, ja, nu är det nog nästan två år sedan. Det grundar sig i att historiskt sett har vi en taxa inom barnomsorg som går på den inkomst som vårdnadshavare har. Den kan ju fluktuera lite under året. Så när man gör en årlig avstämning kan man se att ibland har vi tagit ut för mycket taxa och då blir ju vi som kommun återbetalningsskyldig till vårdnadshavare. Det kan tyckas att det borde finnas ett stort intresse för vårdnadshavare att få tillbaka sina pengar, och historiskt sett har det gått ganska bra. Men det har tagit en del tid, och det är en administrativ tung syssla att först kommunicera ut detta via mail, eller brevledes i papper, att du har pengar att hämta, att vi behöver få in ditt bankkontonummer som vårdnadshavare så att vi sedan kan göra en överföring. När vi då lanserade en e-tjänst och tryckte ut detta på ett sms till vårdnadshavare, att ”Du har pengar att hämta på Kalmar kommun, tryck på denna länk, lägg in ditt bankkontonummer så gör vi en utbetalning”. Då hade vi inom 24 timmar en täckning på nästan 98 procent av alla som hade gått in och gjort detta. Vilket tidigare var en process på kanske över en månads tid, med många timmars administrativ handläggning på insidan för att få till det. 

Joakim:

Är det automatiserat också, eller finns det fortfarande manuell handläggning där? Eller är det en automatiserad process? 

Niklas:

Då, när vi lanserade den, var det en manuell handläggning med det som kom in. Men där har vi också gått vidare nu med att automatisera på insidan mer. 

Joakim:

Spännande exempel, tack för det! 

Jag tänker också, att här börjar vi närma oss ett förändrat beteende. Dels kan ni själva internt jobba lite annorlunda, ni frigör tid som kan läggas på bättre saker förhoppningsvis än ren administration. Det blir också ett förändrat beteende hos medborgarna, för de lär sig att ”Wow, här finns det bra e-tjänster, och det finns också fler som jag kan använda”. Finns det andra beteenden eller någonting som ni känner att hm, här är det väldigt tydligt hur våra medborgare eller de vi finns till för på olika sätt har rört sig i någon riktning? 

Vad säger du, Magnus, är det några beteendeförändringar som du tycker är särskilt tydliga som är värd att lyfta? 

Magnus:

Jag tänker främst på att man når en högre och högre digital mognad, vilket gör att man ställer andra krav på våra tjänster. Man förutsätter att vi finns dygnet runt, tillgängliga för att göra ansökan eller få besked på något vis. Vi pratade om den smarta telefonen – man ställer krav på att vi finns i det formatet också, och kanske till och med är mobile first. Att vi gör våra tjänster på mobiltelefoner. Så det är främst det jag tänker på. 

Joakim:

Ja. Niklas, är det några ytterligare beteenden som du relaterar till?

Niklas:

Ja, en sak som jag tycker är lite intressant att titta på, är beteenden och drivkraft för våra invånare. Det är en sådan sak som att vi har våra publika webbplatser: kalmar.se och vi har kalmar.com för turister, och ett antal sådana per bolag. Sedan har vi en app, på tal om de smarta telefonerna, som heter ”Kalmarappen”, där vi har en spegling med delar som kalmar.com vad gäller evenemang, och vi har lite om våra föreningar med vad som händer och sker där runtom i kommunen. Men vi såg en stor beteendeförändring från våra invånare och vad som lockade att dra trafik till Kalmarappen, när vi valde att placera ut sensorer på våra badplatser, och presenterade temperaturen sommartid i Kalmarappen. Tjoff, sa det, så hade vi ett enormt antal fler besökare som också kunde ta del av de andra tjänsterna. Men man hittade någonting som lockade, som gav värde och nytta för en invånare. Det tror jag också är någonting vi kan ta med och fundera på. Vad man har för behov där ute, och som vi kan försöka att lösa på någorlunda enkla sätt. 

Joakim:

Jättesmart. Alla verksamheter, oavsett vad man håller på med, behöver ha någonting som drar in besökare till tjänsten, även om man också har andra tjänster som man sedan vill leverera. Så det är ett jättebra exempel tycker jag, Niklas. 

Vi pratade också …  nu har vi pratat om tre olika nivåer utifrån digitalisering som helhet, som också ligger på olika, som man pratar om, systemnivåer. Det kan både vara som medborgare, i min verksamhet, eller i samhället i stort. Men också hur digitaliseringen, den digitala tekniken, innebär att vi kan bygga produkter och tjänster som sedan kan förändra beteenden hos oss som individer. Lägger vi ihop alla de här beteendeförändringarna kan det också ske en samhällsförändring på det sättet. 

Om man sedan kollar på specifikt digital teknik delar vi egentligen in det också i tre nivåer ibland. Där vi kallar det för digitisering, digitalisering och smartifiering, det finns lite olika sätt att dela in det här på. Men man kan väl säga så, att digitisering är den första nivån. Det är då vi tar det som är analogt och gör om det till ettor och nollor, till det digitala. Vilket gör att vi kan hantera det lite enklare, bearbeta det, kanske distribuera det, och så vidare. Ett exempel skulle kunna vara att man tar ett papper och scannar in det och gör det till en pdf. Det skulle kunna vara det enklaste sättet att digitalisera det, eller digitisera det, ska jag säga. 

Sedan har vi det digitaliserade, då lyfter vi upp det på en annan nivå, då vi helt plötsligt kan skapa helt nya värden. Det kan till och med börja påverka hur vi jobbar och förändra processerna. Där digitisera kanske inte förändrar processerna så mycket: ”vi gör ungefär det vi alltid har gjort, men vi har det åtminstone digitalt”. Men på en högre nivå börjar vi kanske förändra sättet vi jobbar på helt och hållet. Vi kan också skapa nya mervärdestjänster, ni är inne på e-tjänsterna som kompletterar det vi redan har analogt eller fysiskt. 

Och så den sista nivån då, smartifiering. Det är lite som det låter, det är när det blir mer smart, självlärande, det anpassar sig efter mina specifika behov. Här kanske vi också till och med kan börja prata om att vi är en verksamhet, det ändrar hela sättet, verksamhetesmodellen på vilken vi arbetar. Har inte sällan en koppling heller till maskininlärning, artificiell intelligens. Ändrar mycket av sakerna i grunden. 

Och med den lilla introduktionen tänkte jag försöka fråga er: vad ser ni för exempel, var befinner ni er oftast i era verksamheter i kommunen? Ser ni att ni skulle behöva, inom kanske vissa förvaltningar eller någonting, stärka upp ytterligare på någon nivå? 

Vad säger du, Niklas? Vad ser du, var är ni oftast i ert värdeskapande med digitalisering? 

Niklas:

Jag skulle vilja säga att vi är oftast i lagret digitalisering numera. Vi har också i vår digitaliseringsstrategi något som kallas för styrande principer där vi har en triangel som har de här tre lagren. Vi säger att vi behöver ju vara i alla tre delar, går det att digitisera, digitalisera och smartness? Men vi kan inte bara vara i det ena eller det andra. Det jag skulle vilja säga är att när de här rollerna nu finns, som Magnus som är digitaliseringsledare inom en förvaltning, den rollen finns också i övriga förvaltningar och de flesta bolagen. Det möjliggör på ett helt annat sätt att vi jobbar med digitalisering, och de smarta delarna. För det är då det handlar om att förändra verksamheten, och då behöver man vara nära verksamhetens processer för att klara av att göra det där. Den bild jag har är att ja, mestadels försöker vi i vardagen att utveckla och jobba med våra verksamheter i förändring. Då är det digitaliseringslagret. 

Joakim:

Har du några exempel på när ni befinner er mer i smartifiering, som kan vara intressant att konkretisera så att man förstår lite mer? Vad kan det här innebära i vardagen på riktigt?

Niklas:

Då skulle jag väl säga att några exempel på smartifiering, det skulle kunna vara om vi nu tänker vår serviceförvaltning som historiskt sett har arbetat mycket på ronderingsschema. Man åker runt, man tittar, hänger livbojarna på plats för att ge trygghet: ”Ja, det gör de”, och så åker man vidare och så gör man så på schema. Vi tittar och hanterar våra grönytor och våra odlingar utefter schema och bevattnar så som vi brukar göra. Det kan vara så att ibland kanske vi vattnar för mycket, och ibland kanske vi vattnar för lite. Om vi där inför smartness, med insikter att sensorer säger till att nu är livbojen borta, då åker vi ut och agerar. Nu är det torrt, nu behöver vi vattna, då åker vi ut och gör det. Då har vi fått in en smartness som har förändrat hur den verksamheten är och jobbar i vardagen. Vilket förmodligen frigör både tid och resurser. Och det kommer vi att behöva för att klara den framtid vi går emot. 

Joakim:

Det finns till och med teknologi i vanliga trädgårdar, när man har helt automatisk bevattning, med sådan här droppbevattning. Vilket gör att man kanske kan spara åttio procent av vattnet i och med att det bara droppar precis så att det är exakt rätt nivå. 

Niklas:

Ja, men precis!

Joakim:

Ja, så det finns utvecklingspotential även där framåt. 

Niklas:

Ja, det gör det! 

Joakim:

Magnus, är det någonting du vill komplettera där? 

Magnus:

Jag tyckte Niklas beskrev det så bra. Jag kan ta ett konkret exempel som vi diskuterar just nu, där vi diskuterar de här tre nivåerna. Det handlar om att söka bistånd hos socialförvaltningen. Då skulle man kunna säga så här att första delen, det som har med digitiseringen att göra, det är egentligen att vi omsätter det här i ett gränssnitt mot medborgarna, alltså en e-tjänst där man fyller i sina uppgifter. Att vi får in det digitalt, det som tidigare gjordes analogt på papper. Så det är digitiseringen. Digitaliseringen är när vi vill få in, eller när vi får in, informationen i bakomliggande system. Du kan jobba på ett annat sätt när du inte behöver föra över den manuellt. Och smartnessen i det hela, det kommer i nästa steg. Det handlar om att kanske göra automatiska bedömningar utifrån det som vi har fått in. Att man har ett beslutsstöd utifrån det som kommer in. Där tycker jag att det finns en tydlig … att vi har gjort den här trestegsraketen och ser vad som ligger i respektive steg. 

Joakim:

Superbra exempel tycker jag, jättebra. 

Jag var inne på det här tidigare, alltså digitalisering är ju inget självändamål och det vet jag också att ni förstår. Utan, det ska ju leda till någonting. Vilka, kanske de som är lite osäkra kring varför vi ska lägga massa pengar på det här? Det kostar ju massa pengar. Vi måste ju lägga pengar på, vad vet jag, vård, skola omsorg. Precis som att digitalisering kanske inte ska gå till just det. Men vilka effekter kan vi se av digitalisering, som gör att man kan känna sig trygg i att det är rätt att satsa på digitalisering? Vad ser vi för effekter av en väl genomförd digitalisering i en kommun? Vad kan vi se för effekter redan idag? Och vad tror vi att vi kommer se framåt? 

Niklas, tankar om det? 

Niklas:

Ja … ja men de tankarna jag har då … det är att det är ju … Det är svårt, för att i vissa lägen så kommer vi behöva digitalisera för att förväntningarna och kraven från våra invånare och kunder säger att så vill de ha det. Då behöver vi möta det, annars är vi inte relevant som organisation. Det kan ju innebära att digitaliseringen kostar pengar, och kostar mer pengar än idag. Så det är den ena delen i vågskålen. Den andra delen, det är om vi tar perspektiven effektivisering och smartheten som gör att vi kan frigöra tid i handläggning, precis som i Magnus exempel här. Eller frigöra tid i rondering som jag också tog, eller frigöra tid där vi har en handläggningsrobot som går in och gör vissa repetitiva saker. Då får vi ju direkta effekter, att vi möjliggör att göra saker och ting annorlunda. För det är inte så att digitaliseringen kommer innebära att vi måste säga upp massa människor. Utan jag skulle vilja säga att vi kommer behöva de anställda vi har idag, men det kan vara så att de behöver jobba med andra saker imorgon. Det är någonting som jag tror är viktigt att ha med sig, att vi kommer gå in i någon form av livslångt lärande och hela tiden vara medvetna om att det inte är säkert att det jag gör idag är detsamma som jag ska göra imorgon eller nästa år i min profession. Det är också någonting som jag bär med mig och funderar på. Det är de två vågskålarna, ibland ger det stora effekter kvalitativt och för att, ja upprätthålla det som våra kunder och invånare förväntar sig, och för det andra kan det bli effektivare. 

Joakim:

Ja. Tackar. Är det någonting annat som du ser, Magnus, som är tydliga effekter, under digitalisering. Kanske under socialförvaltningen eller andra förvaltningar som du har umgåtts med?

Magnus:

Jag tyckte Niklas också ramade in det väldigt bra där. Jag ser den demokratiska utmaningen som vi har framför oss, där vi lever längre, där det är färre som ska ta hand om fler framöver. Då ser vi att där kan vi använda digitaliseringen som ett verktyg för att underlätta det. För att egentligen kunna skapa de tjänster, eller kunna utföra de tjänster, som vi har i uppdrag. Då blir digitaliseringen kanske ett bra sätt att hjälpa oss framåt i den frågan. 

Joakim:

Ja. Det är väl så att det finns ett underskott på några hundra tusen i offentlig sektor i hela Sverige, tror jag man pratar om, i antal anställda. De här personerna finns ju inte egentligen. Så vi måste jobba smartare och effektivare för att över huvud taget klara av att leverera de tjänster och den service som invånarna egentligen förväntar sig. Så det är väl också en del av, om vi drar ut tangenten lite längre, så är väl just demografiutvecklingen som du är inne på där Magnus, en av de sakerna. 

När det gäller, jag tänker på ansvar, ni är ju en stor kommun. Ni har till och med digitaliseringschef och digitaliseringsledare och så vidare. Du pratar om kommunförbundet, inom Kalmar län finns det många småkommuner också. Vilket ansvar bör ni ta som stor kommun och vilket ansvar bör ligga på lokala kommuner? Jag tänker på samverkan även utanför, vad bör ligga nationellt och regionalt? 

Har du några tankar kring det, Niklas? Jag skulle tro att du tänker en hel del kring just det. Vad bör ni göra specifikt och när bör ni snarare kanske samarbeta med någon annan? Du var redan inne på det här med hur ni kan integrera system och så vidare.

Niklas:

Ja, nej, men det här är verkligen frågor som jag funderar mycket till vardags på, och tillsammans med många i landet. Magnus tog upp ett exempel som jag tycker är väldigt väldigt bra, på regional samverkan där vi har en befintlig samverkan kring e-tjänster och e-tjänsteplattform, och utveckling. Där blev det så för ett antal år sedan att Kalmar kommun blev värdkommun i det här, och tillsatte både systemutvecklare och en sammanhållande koordinator och projektledarroll, och upphandlade en central plattform, en teknisk lösning, som sedan förvaltas och hanteras gemensamt i länet av åtta kommuner. Det är ett exempel där det här ger nytta och värde att faktiskt samarbeta. Jag tror att vi kommer att kunna hitta fler sådana alternativ och exempel framöver. För vi behöver hjälpas åt. När det gäller nationell nivå så är jag …  det är en, som jag säger, ännu viktigare fråga tycker jag, det här … Jag är glad att SKR, Sveriges kommuner och regioner, nu går in i en Sverigeförhandling på nationell nivå för att prata om nationella byggblock och digital infrastruktur. För det finns inte idag på samma sätt som det finns för fysisk infrastruktur. Vägar och annat, där finns det bra standarder och vem som gör vad, och hur man ska förhålla sig till de regelverk som finns. Men för att utbyta digitala informationsmängder över riket, där finns inte mycket standarder idag. Varken som nationellt e-id, eller ett antal grunddata som är gemensamma. Det skapar en del utmaningar. Framför allt vet jag, du sitter ju med många sådana utmaningar, Magnus, inom den verksamhet som du har, för att ni inte kan kommunicera ändamålsenligt mellan myndigheter och kommun eller region och kommun. Där finns det mycket att göra.

Joakim:

Kommer det fortfarande att vara frivilligt att ansluta till det arbetet som SKR leder fram till, eller vad är tanken kring det arbetet? 

Niklas:

Ja, ännu så länge, de nationella delar som arbetas fram där, via exempelvis Inera som är det bolag inom SKR som tar fram en del standarder, så är det frivilligt för kommuner att gå med. Jag tror det blir svårt i en förlängning att förhålla sig till det. Det behöver komma en tydlighet, och säga att det här gäller för Sverige och sedan ska alla med. För annars kommer vi hamna i olikheter och då får vi inte det här att hänga ihop. 

Joakim:

Ja. Magnus, vad hör du när du lyssnar på Niklas?

Magnus:

Ja, men jag håller med helt och hållet, att göra det valfritt hur man ska kommunicera, och hur man ska kommunicera säkert till exempel – det blir ingen bra lösning. Det behöver vara en enad standard nationellt för att vi ska kunna göra det på ett säkert sätt. Sedan tänker jag också på det här med samverkan regionalt som Niklas pratade om, det tycker jag att det finns så mycket vi kan samverka kring. Då tänker jag framför allt kanske kompetensdelning mellan kommuner. Det kan vara svårt att få rätt kompetens till en kommun. Då skulle man faktiskt kunna dela på den kompetensen också mellan olika kommuner. Jag vet, vi har diskuterat det här flera gånger tidigare, men jag ser att det finns många samverkansområden regionalt som vi skulle kunna jobba vidare. 

Joakim:

Och det är just därför vi också gör just det här samarbetet, ska jag säga. Det handlar om den här e-learningutbildningen, det handlar om den här kompetensutvecklingen. Det är många som skriker efter att vi behöver öka den digitala mognaden hos oss som invånare i Sverige på olika nivåer. Jag vet att DigJourney jobbar med SKR. Som sagt, det finns många satsningar som sker. Men vi är fortfarande bara i början av den resan skulle jag säga, som vi som individer också behöver göra. Så bra att du lyfter även den delen. 

Ni har ju bägge titlar som innehåller digitalisering, och jag vet att digitalisering samtidigt är ett sådant här ord som är svårt, jag har ju själv jobbat med det under många år. Det är ibland som att digitalisering som ord, lägger sig i vägen liksom för att göra jobbet, någonstans. Jag har varit inne i många verksamheter där vi väljer att försöka undvika det helt och kalla det någonting helt annat. 

Hur tänker ni kring det, har ni också andra ord som ni använder för att gå bortom … Risken är ju att man pratar om varandra och att man inte riktigt förstår. Har ni andra ord som ni brukar använda som kan göra det lite tydligare? Vad säger du Magnus? 

Magnus:

Ja, jag är lite kluven till digitaliseringsordet, får man väl säga. Jag tycker att det beskriver ganska bra, samtidigt blir det ju så att man behöver avdramatisera det här till viss del, tänker jag. Jag brukar försöka prata om förbättring, jag brukar försöka prata om verksamhetsutveckling och att digitaliseringen är liksom verktyget i verktygslådan vi använder för att nå dit vi vill komma. Men det är inte lätt att hitta rätt ord och rätt formuleringar som gör att vi alla förstår vad vi pratar om. 

Joakim:

Jag ska säga att jag delar den kluvenheten faktiskt. 

Du då, Niklas, är du kluven eller har du en väldigt tydlig linje var du står? 

Niklas:

Nej, men jag instämmer helt och hållet med er. Det är inte lätt. Och jag märker ju att det ibland blir oroligt och det blir lite skrämmande och det blir laddat på något vis, när man kommer och pratar om digitalisering och digital utveckling och omställning och förändring. Det är inte alltid av godo hos oss individer. Så att ja, jag säger som Magnus, jag brukar mer använda verksamhetsutveckling som generellt begrepp. Och sedan kan de digitala delarna vara en legokloss i det bygget vi behöver göra för att förändra. 

Joakim:

Mm. 

Niklas:

Det handlar mycket om kultur också. Det är olika kulturer ute i våra verksamheter, och ibland får man använda andra ord och uttryck. 

Joakim:

Mm. 

Hörni vi börjar närma oss slutet, men innan vi rundar av tänkte jag berätta för er att ni innehar magiska krafter just nu. Ni ska få önska och tänka stort och fritt, och genom ett trollslag ska ni få förändra någonting som ni tror kan ta digitaliseringen ett kvantsprång framåt, i att göra ännu mer nytta för era medborgare. Vad skulle det kunna vara? Om ni fick förändra en sak, vad skulle ni vilja förändra då? Stor fråga, svår fråga, oförberedda är ni också, era stackare. 

Magnus:

Ja, det var en jättesvår fråga såhär helt oförberett. Men, jag kan känna ibland att, och det här kanske är lite tråkigt, men jag kan känna ibland att man nationellt bör går in och styra med hela handen och tala om att så här gör vi. Det här är inte valfritt, så här gör vi. Då tror jag att vi skulle komma framåt mycket snabbare. 

Joakim:

Så ett större nationellt grepp över digitaliseringen, och egentligen då minskat kommunalt självstyre inom den här frågan. 

Magnus:

Ja, det blir ju konsekvensen av det, det blir ju så. Men jag tror att, tittar vi till exempel på det som Niklas pratar om, nationellt e-id, att man liksom styr upp det och säger att det är det här som gäller i Sverige, i nationen Sverige, när det gäller e-id. Då blir det också en tydligare styrning och vi kommer framåt snabbare. Sedan kommer det att påverka det kommunala självstyret, så är det. 

Joakim:

Ja, och det måste man nog våga säga också, i så fall. 

Bra. Niklas, du har ju turen att ha fått tänka en halv minut där under tiden. 

Niklas: 

Ja, precis.

Joakim: Kom du fram till någonting? 

Niklas:

Nej, jag är nog mer på det filosofiska planet, och det är inte så konkret. Men skulle jag få önska helt, helt fritt, då skulle jag vilja få någon magisk kraft inom vår organisation där vi får med oss alla våra medarbetare att vara trygga i förändring. För jag tror att det är någonting vi kommer behöva vänja oss vid, i den framtid som vi går emot. Digitalisering är inte ett projekt med start och ett stopp, utan det här är förändringskrafter och vågor som vi kommer att behöva vara med och hantera och navigera efter. Så långt jag kan tro. Kunde man få det där magiska spöet då att få in lite trygghet i förändring och vilja vara med på det, ja det hade varit fantastiskt. 

Joakim:

Så konstant förändring är egentligen normaltillståndet, och då behöver vi som människor och vi som leder och vi som organisationer hitta sätt att klara av att hantera det. Så att vi känner oss trygga i den här konstanta förändringen. 

Niklas:

Ja, det var en bra sammanfattning. 

Joakim:

Mm. Kloka ord. Hör ni, vi har pratat …  ja, relativt länge om digitalisering i kommun och vad det innebär rent konkret. Jag tycker att vi fick massor med bra konkreta exempel på vad det faktiskt kan innebära. Övergripande, eller ren förvaltning, och att vi faktiskt också behöver ha samverkan mellan olika kommuner, mellan olika regioner och också nationellt. Det kom några tydliga budskap här också till politikerna om att kanske vara lite tydligare, och vara lite mer … våga vara lite mer centraliserade när det gäller vissa frågor av digitaliseringen. För att vi ska kunna jobba ännu smartare och ännu bättre, med med digitaliseringen framåt. 

Jag skulle vilja rikta ett stort tack både till dig, Magnus Garp, och till Niklas Hörling, för att ni deltog i det här. Ett viktigt sammanhang där vi försöker få med så många ledare som möjligt på den här digitala resan som är inom kommunnivå, men också som medarbetare på den här resan. 

Så stort tack för att du har tittat och lyssnat. Ha det så bra!