Digilog 5: Hur kommunens digitala mognad utvecklas

Transkribering: Annelie Salminen, Skrivflow

Joakim Jansson:
Hej! Jag heter Joakim Jansson, kommer från DigJourney och nu har vi ännu en digilog – en dialog om digitalisering. Ett samtal mellan – idag – fyra olika personer, som ska gräva och vända och vrida lite på den här frågan med digital mognad och hur man ser till att förhoppningsvis öka den digitala mognaden och kraften i en verksamhet och en kommun. Det här kan ske på personnivå, eller individnivå, eller på verksamhetsnivå. Det tänkte jag att vi skulle gräva lite i idag.

Vi har tre stycken gäster. Det är lite speciellt idag, det är inte som det brukar vara. Dels är det tre gäster, men det är också att det här är gäster som känner varandra väldigt väl, och faktiskt jobbar med varandra och rapporterar till varandra. Vi har Catrin Gustavsson, du rapporterar till Britt Karlsson, som i sin tur rapporterar till Anders Johansson. Då har vi från kommunchef, till socialförvaltningen, ner till din specifika roll Catrin.

Catrin, du är systemförvaltare på socialförvaltningens verksamhetssystem. Jag tänkte att vi skulle börja med att presentera dig. Kan inte du berätta lite, vad gör du om dagarna? Hur ser din vardag ut egentligen?

Catrin Gustavsson:
Ja, då ska jag se, men det stämmer ju, systemförvaltare för ett verksamhetssystem som vi har infört ganska nyligen, det senaste året. Vilket har varit en intressant period där vi har fått jobba mycket med inställningar och att ja, skruva in systemet så som vi vill ha det i vår kommun. Så mycket av min vardag går fortfarande ut på skruva på systemet, göra inställningar, beroende på vad de som jobbar i systemet önskar. Sedan är det också andra saker som jag behöver ha koll på. Loggar, dagligen, så att allt flyter på som det ska. Så att inte någonting stoppar upp någonstans. Supportärenden, skapa nya användare. Ja, finnas, svara på frågor eller lotsa vidare om det behövs.

Joakim:
Spännande, det kan vi prata vidare lite om. Jag är nyfiken på hur det har gått att få in användare i systemet och lärandet och sådär också. Men det kan vi ta lite senare. Tack för det. Vi brukar ofta inleda de här digilogerna med att deltagarna får ta med sig en personlig pryl, så att man lär känna er lite bättre. Har du fått med dig någon sådan Catrin?

Catrin:
Jag har fått med mig en liten personlig pryl, som jag inte kunnat ta med originalet på. Jag har med den här, jag vet inte om det syns? En liten hund. Jag är väldigt intresserad av hundar och har två stycken hundar själv. Det tycker jag var en bra symbol för mig.

Joakim:
Ja, vad har du för hundar?

Catrin:
Jag har två fågelhundar. Italienska raser båda två.

Joakim:
Härligt! Tack för det.

Då tänker jag att vi går vidare till din chef då, Britt Karlsson som är tillförordnad förvaltningschef på socialförvaltningen. Välkommen, ska jag säga till att börja med.

Britt Karlsson:
Tackar.

Joakim:
Skulle inte du kunna berätta lite om hur din vardag ser ut? Vad gör du om dagarna? Gärna med någon koppling kring hur digitaliseringen kanske kommer in i din vardag.

Britt:
Mm. Jag är förvaltningschef för socialförvaltningen, som innebär ett ganska brett område med vård och omsorg och IFO-delen, individ och familjeomsorgsdelen, som är de största bitarna. Sedan har vi små andra mindre delar i det här. En vardag för mig, det är mycket att ha kontakt med andra. Dels andra förvaltningschefer, dels med underställda enhetschefer för verksamheterna. Ha kontakten ut mot länet också, i social … alltså förvaltningschefsfrågor när det gäller socialförvaltningen. Socialchefsnätverk till exempel. Vi är en liten kommun, vi samverkar ganska mycket, och då blir det de kontakterna med andra kommuner, till exempel. När det gäller digitaliseringen – jag har tidigare jobbat som områdeschef och då har jag varit närmre verksamheten – så är det som Catrin säger. Sista året har vi fokuserat på att få in det här nya verksamhetssystemet i vård och omsorg, där vi också har plockat in ett nytt planeringssystem för hemtjänsten till exempel, med att börja använda mobiler i verksamheten där man får upp sin arbetslista, och så vidare. Det är lite grann att man håller på att se hur det fungerar och vad vi stöter på för problem, så vi kan ta det med dem som levererar det här systemet, så att vi får det så nära vi kan. Som vi vill ha det i Högsby.

Joakim:
Mm. Härligt, tack för det!

Och sedan var det det här med den personliga prylen då. Britt?

Britt:
Nu vet ju inte jag om det syns här?

Joakim:
Lite högre får du visa, tror jag. Där ser vi en, ja, det ser ut som en solnedgång, en bild?

Britt:
Ja, en solnedgång som är tagen på en plats i Högsby, där jag har förmånen att ha en stuga som är ett paradis. Ute på en ö i en insjö, som heter Allgunnen.

Joakim:
Härligt.

Britt:
Och den får symbolisera också att jag gillar väldigt mycket att resa och så, vilket det har varit fattigt med sista året. Så jag ser fram emot att kunna möta många solnedgångar på lite olika platser framöver.

Joakim:
Ja. Skönt att ha den här stugan när man inte kan röra på sig så mycket, där kan du iallafall hålla till.

Britt:
Ja. Yes!

Joakim:
Härligt, tack för det, Britt.

Och sist men inte minst har vi Anders Johansson, kommunchef i kommunen, Högsby då. Välkommen till dig!

Anders Johansson:
Tackar!

Joakim:
Jag tänkte ställa samma fråga till dig. Du har såklart ett bredare perspektiv. Jag tror väl inte att du jobbar kanske med digitalisering hundra procent av din tid, utan du jobbar med andra delar. Berätta lite hur din vardag ser ut! Gärna lite också, hm … hur kommer det in det här med digitalisering? Och var kommer din roll in där?

Anders:
Ja, jag jobbar ju på uppdrag av kommunstyrelsen, är högsta tjänsteman, och det innebär att jag jobbar mycket med förvaltningscheferna, samlar ihop dem. Men som Britt är inne på är mycket av mitt uppdrag att representera kommunen utanför kommungränsen i regionala sammanhang och även i andra sammanhang. Och just det här med samverkan, att höja blicken och titta kanske tjugo år framåt i tiden ibland, vad är det kommunen behöver då? Så den allra största delen är tillsammans med politiken och att förverkliga de visioner som politikerna egentligen ställer upp. Att hitta bra sätt för det, det är väl verksamhetsmålet. När det gäller digitaliseringen så är det väl det långsiktiga i det hela, och där ligger mycket i som vi tänker kring all utveckling för den lilla kommunen. Vi är ganska beroende av vår omvärld, att samverka på olika sätt för att försöka få stöd i den småskalighet vi har. Det gäller ju allt från kompetensutveckling till arbetstillfällen och även digitalisering. Så vi söker ofta en samverkan och ingår i ett större sammanhang. Sedan koppla ner det till att vi lokalt kan utnyttja de här möjligheterna.

Joakim:
Mm. Härligt! Tack för det.

Ja, en personlig pryl, har du det?

Anders:
Ja, jag har tagit en jättegammal sax. Yrkesmässigt beskriver det att jag har varit väldigt länge i kommunen. En gammal sliten sax. Och klippt och haft mig. Jag har jobbat i hela mitt liv i kommunen och bott i kommunen. Jag har varit socialchef, jag har varit lärare, jag har varit rektor, skolchef och så vidare. Så det symboliserar väl någon sorts … att jag har varit med länge. Sedan känner jag såhär, att jag klipper ju i jobbet, och delar på saker. Nu gäller det väl att jag delar skärm digitalt, istället för att använda saxen och klippa med. Så att det är väl att använda de gamla erfarenheterna, mot en ny värld. Så skulle det på den privata sidan kunna symbolisera en saxofon. Jag är musikintresserad och har spelat i ett dansband för väldigt många år sedan.

Joakim:
Ja, härligt! Dansband, då blir man ju som värmlänning glad i hela själen, så är det ju. Jag pratade faktiskt om saxofon igår. Min son frågade: ”Varför heter det saxofon?” Då kom jag ihåg, jo, men det fanns en som hette Adolphe Sax som faktiskt uppfann den en gång i tiden, vill jag minnas att det var.

Anders:
Mm!

Joakim:
Nog om det, nu ska vi inte prata om saxofon, det kanske kommer tillbaka, vem vet? Men jag tänkte börja lite från toppen. Det här ämnet, det handlar om digital mognad, det som kan kallas för digitaliseringsgrad och hur långt man har kommit. Vad skulle ni säga är digital mognad för er? När känner ni att en kommun är digitalt mogen, eller att förvaltningen, eller en person, är digitalt mogen? Vad innebär det här för er? Om ni ens använder begreppen? Men då kan ni översätta det till någonting annat. När har man kommit så långt, vad ser ni då?

Vem vill börja? Britt, är du sugen?

Britt:
Ja, jag kan väl göra ett försök. Digital mognad är väl inte ett begrepp som vi använder i kommunen på det sättet, men om jag skulle översätta det till någonting så skulle jag översätta det till att varje individ måste känna att man behärskar någonting vad gäller digitala hjälpmedel, och där är vi alla olika. Så där kan vi ligga på olika nivåer.

Joakim:
Mm.

Britt:
Och i en verksamhet, där gäller det att man utvecklar den digitala mognaden så att alla är med på resan. Och klarar av det så att man inte springer iväg, och så står det några kvar på perrongen och inte är med på tåget.

Joakim:
Mm. Så vikten av att få med sig alla, att höja varje individ för att faktiskt kunna få med hela organisationen.

Britt:
Ja.

Joakim:
Där sätter du fingret på någonting viktigt, det är ju liksom … det finns ingen förändring egentligen som kan börja på verksamhetsnivå, utan all förändring börjar på person- och individnivå. Att vi måste börja göra saker annorlunda. Sedan är det många som gör det, och helt plötsligt kan man börja förflytta en hel verksamhet.

Ja, tack för det. Vad säger ni andra? Catrin, har du någonting, har du några tankar kring digital mognad?

Catrin:
Ja, men jag tänker väl mycket på det här med nyttan av digitaliseringen och hur man på något sätt kan underlätta för verksamheterna.

Joakim:
Mm.

Catrin:
Att det ger någonting, det är lite som det Britt är inne på också. Man måste se och förstå nyttan av det för att kunna komma vidare. Och har man inte alla med på tåget så är det svårt att genomföra. En person kan ju inte genomföra det själv. Utan förståelse och … ja, nytta.

Joakim:
Nytta, ja precis. Att man inte digitaliserar för digitaliserandets skull. Utan det måste faktiskt göra någon skillnad och skapa nytta också i verksamheten. Jättebra.

Du då, Anders, vad tänker du på? Vad ser du när du ser digitalt mogna verksamheter eller individer?

Anders:
Ja, jag är tillbaka lite på vad de säger, men det handlar också lite om att på något sätt utveckla vår verksamhet i första hand, och i andra hand se när digitaliseringen kan vara tillämplig och vara den bästa vägen. Där kan jag känna att vi har gjort en liten sväng, eller jag har åtminstone det ur ett ledningsperspektiv. För rannsakar jag mig, så var det nog väldigt mycket att ”Bara det blir en massa digitaliseringsprocesser”, så var jag nöjd. Jag har gått lite i den fällan som du nämner där, Joakim. Jag tror att det är viktigt att se att – och kanske för att förvalta utifrån oss som är småskalig, alltså en liten kommun – det finns faktiskt processer som digitaliseringen inte gör den nyttan. Utan vi måste välja där digitaliseringen verkligen är ett lämpligt och bra redskap. Då handlar det om att i grunden måste vi utveckla våra verksamheter för att möta morgondagens krav. Då är digitaliseringen en jättebra möjlighet. Det är väl mognad för mig, att se när den möjligheten är värd att jobba med och när den inte är det. Att plocka in den i rätt sammanhang.

Joakim:
Jättebra. Jag tänker också att digitalisering är ju inget självändamål. Hållbarhet är ett självändamål, men digitalisering är alltid ett medel för att uppnå någonting annat. Jag tycker själv att man märker tydligt på digitalt mogna organisationer eller individer att de kan välja, just som du säger, och då är man också digitalt mogen. Man förstår att ”Det här är inte rätt att digitalisera”. Det är också att vara digitalt mogen, att välja att inte digitalisera ibland. För det finns saker som rent fysiskt lämpar sig bättre i vissa tillfällen, eller där människor faktiskt har … att det finns en poäng att använda människor på olika sätt, för att åstadkomma någonting.

Ja. Ja, men bra tankar in här. Bra exempel också. Bra, extra plus för det. Ni var också inne på att det här inte är ett begrepp som ni använder så ofta i er kommun. Jag vet att det görs så i vissa kommuner, men andra använder det inte lika ofta.

Hur gör man då? Har ni några exempel där ni tycker att ni själva har varit duktiga på att utveckla er digitala mognad eller införa ett system, eller få med oss människor? Hur går det till i praktiken, för att lyckas utveckla den digitala mognaden? Antingen på individnivå eller på verksamhetsnivå?

Ska vi ta dig igen där, Britt, du pratade just om det här. Hur får man med sig människorna och så vidare? Har ni några bra exempel på hur ni faktiskt jobbar?

Britt:
Jag tänker på att numera när vi rekryterar personal till exempel inom olika verksamheter, så trycker vi på det här att vi vill gärna ha kunskaper inom digitaliseringen för att vi vet att det kommer mer och mer inom verksamheterna. Då frågar vi efter det. Det är ett sätt att få in kunskapen i verksamheten.

Joakim:
Ja. Hur gör man för att, om vi säger, det här gäller ju alla organisationer men kanske ännu mer ibland i offentlig sektor: att många kan ha jobbat ganska länge i verksamheterna. Det är inte alla som är lika liksom … har kommit lika långt i digitaliseringen. Hur får man med dem? Dem, som kanske inte är liksom i första vagnen i det här tåget, förändringståget, som du pratade om tidigare.

Britt:
Det vi har gjort i de verksamheterna, och det vet väl Catrin kanske lite mer om, det är att vi kanske har sett att det finns en kunskap eller en nyfikenhet på det här hos en del medarbetare. De har fått lite spjutspetsroll i sin arbetsgrupp. Där man kan vara behjälplig till sina arbetskamrater som kanske inte riktigt hänger med lika snabbt i den här utvecklingen.

Joakim:
Mm. Vad säger du Catrin som jobbar med det här? Jag menar, bara att införa ett … eller, bara att införa ett verksamhetssystem … det är ju verkligen inte bara. Det är verkligen inte bara att få tekniken att fungera. Utan att användarna faktiskt använder systemet så skapar det ju ingen nytta, som du var inne på tidigare. Hur ser man till att få med alla på ett sådant tåg?

Catrin:
Ja … Det är väl en utmaning. Jag tror att vi hade ändå ett ganska bra koncept när vi gjorde det här. När vi började med upphandlingsarbetet av verksamhetssystemet var vi ute och träffade representanter från alla verksamheter som skulle jobba i systemet. Där fick de framföra synpunkter på vad som var viktigt, vad de tyckte skulle finnas, möjligheter med systemet, så vi kunde ta med det till vår kravspecifikation. Delaktighet, tror jag är ett stort … en viktig punkt här. Sedan försökte vi också under arbetets gång att informera: ”Nu har vi gjort det här, nu går vi ut i upphandling, nu går svarstiden ut, nu har vi tilldelat …”. Alltså, att man får information under resans gång. Vad är det som är på gång? Att man väcker intresset lite, att man känner att man kan vara med till viss del.

Joakim:
Ja, så informera, involvera, se till att man kan påverka. Och så gjorde ni det också i rätt ordning. Ni valde inte först ett system och sedan försökte lära er systemet fullt ut. Utan faktiskt: Börja med vad vill man använda det här systemet till och sedan försök hitta någonting som matchar det här behovet.

Ja, och du då, Anders, hur tänker du? Hur ska man få med en kommun på den här digitala resan? Det kanske inte är alla som tycker att det här är så himla kul. Man läser att automatisering tar jobb och sådär. Hur kan man engagera människor ändå och inte se att det här är ett hot?

Anders:
Ja, just det du säger, det sista, tänker jag lite på att det behöver avdramatiseras lite grann. Det behöver också … man behöver värdesätta den kunskap och de egenskaper som människor besitter. För det är, om jag backar bandet lite grann, så satsade vi mycket på vision och mission om vad digitaliseringen är. Jag tror att det kanske skrämde en del, därför att det var ganska avancerade saker. Det var i ambitionen att visa hur bra digitaliseringen, robotiseringen, AI och allting är, men så ville man visa en väldigt … alltså ganska långt fram. Då blev det lite märkvärdigt och lite oroväckande på något vis, kan jag tycka. En del människor reagerar ju på det och blir kanonintresserade, men om vi pratar om att få med alla så var det nog en hel del som det knöt sig lite i magen på. Då tycker jag att vi efter hand har fört tillbaka det här och tittat på det som Catrin är inne på här. Det är precis som vi har velat, att det du gör nu … Om vi tar saxen när du klipper – dina kunskaper är viktiga. Nu ska vi se hur kan vi överföra dem i digital form. Och hur kan du sedan fortsätta och hjälpa till och utveckla den digitala formen på något sätt i programmet? Förfina och förbättra det. Då tror jag att man skapar en trygghet och får med sig andra. Men jag skulle inte säga att det var dumt att ha det här visionära, för man behöver ju den visionen. Sedan behöver man se till att trygga upp det, och balansera lite där emellan som organisation, tror jag.

Joakim:
Vad är det … nämn några riktigt bra exempel som ni tycker, ja, men det här gjorde vi bra. Det kan vara alltifrån att ni gjorde en utbildningsinsats, eller att ni införde något nytt verktyg, eller någonting liknande. Vad har ni för goda exempel som andra kan lära sig av? Det kan också vara någonting som ni lärde er jättemycket av fast det kanske inte riktigt gick som ni tänkte.

Catrin, har du någonting bra där, någonting riktigt smaskigt du kan dela?

Catrin:
Det jag tänker lite på är kanske när vi införde e-tillsynen för nattpatrullen, att de kunde börja göra tillsyner digitalt. Det är lite också hur man ser på det här …

Joakim:
Vad var det ni gjorde då, berätta lite mer?

Catrin:
Vi införde det först som en pilot. Britt, du får hjälpa mig lite här för du var ju med när vi gjorde det. Vi erbjöd några att få kamera och sedan fick nattpatrullen en dator och så kunde de göra tillsyner digitalt, var de än befann sig inom kommunen. Det här slog väldigt väl ut. Sedan vet jag att vi hade mycket diskussion innan om just det här, ska det här ersätta personalen? Ska man dra ner nu? Och hur är det här …? Men jag tyckte ändå att vi lyckades på ett bra sätt, för det är inte det det handlar om. Vi kan aldrig ersätta det mänskliga mötet med en dator. Men där man kanske gjorde en tillsyn där det blev att man väckte personen och den inte kunde somna om och så, så var det ju en vinst i det. Samtidigt som personalen istället kunde stanna kvar hos dem som kanske inte kunde sova, man kunde lägga tiden där. Det tycker jag är ett bra exempel, som när vi införde det, att det blev så tydligt.

Britt.
Mm.

Joakim:
Mm. Jättebra. Någonting du vill tillägga där, Britt? Du var med?

Britt:
Jag tänker på att vi försöker ju att utveckla det naturligtvis. Vi har diskuterat att införa motsvarande inne på boendena, på våra särskilda boenden. Där man kan ha den här tillsynen så att man kan få en lugnare natt för en hel del av de som bor där. När man inte behöver gå in och knacka på och se om de sover gott. Så där är vi också på gång med att vi ska utöka den här e-tillsynen.

Joakim:
Mm. Härligt. Någonting du vill komplettera, Anders? Något annat exempel, eller fördjupa det här exemplet?

Anders:
Ja, det jag tänker på är kanske inte jättespännande, jag vet inte, men… Vi samverkade med tre kommuner och där tog vi in personer som är verksamhetsutvecklare, som var väldigt duktiga. De jobbade väldigt mycket med att få fram en systemförvaltningsmodell. Det är mycket att tänka på, från upphandling som Catrin var inne på, och till och med till en avveckling, säkerhetsfrågor, och allting. Det är ganska tufft och tungt, men skönt att ha, kan jag känna. Alltså, en ordentlig systemförvaltningsmodell. Sedan har vi väl inte i alla delar orkat följa det till punkt och pricka, men jag tror den har legat som en väldigt bra bas för allting vi gör. Att vi kan titta: ”Ja, men tänk här på säkerhetsfrågorna, hur ska det här nu förvaltas, hur ska det här kunna fortsätta utvecklas efter införandet, och hur ska det så småningom avvecklas?”. Det är massa saker i det. Den tycker jag ändå har varit en trygghet i hela processen.

Joakim?
Den här modellen, är det någonting ni har utvecklat själv, eller är det någonting som ni använder … Ja, finns det något namn på den här modellen som man kan dela?

Anders:
”H2O”. Det låter som vatten, och det är det ju också, men det är Högsby, Hultsfred, Oskarshamn. Den är lokalt utvecklad men säkert gjorde verksamheterna så att de har plockat från lite olika delar och lagt upp den. Så lite egen touch på den. Men den ligger väldigt grundläggande på något sätt, och skapar en trygghet tror jag.

Joakim:
Med hjälp av den ”går allt som ett rinnande vatten”, kan man väl säga. Då funkar allt.

Anders:
Så kan man säga.

Joakim:
Ja, jag ber om ursäkt för … Hahaha!

Anders:
Hahaha!

Joakim:
Hur ser man till att öka den digitala kompetensen hos medarbetarna? Skickar ni dem på utbildningar, får man jobba med mycket och testa själv, eller hur ser man till att få deras intresse och kompetens att öka? Man kan ju såklart anställa nya, men nu pratar jag mer om dem som redan finns där. Hur får man upp kompetensen? Hur jobbar ni?

… (tystnad)

Ni grunnar och ni grunnar. Catrin, varsågod!

Catrin:
Ja, det finns väl olika sätt tänker jag. Är man intresserad kanske man söker en hel del själv. Omvärldsbevakning, och lite som jag varit inne på innan här: Samverkan med de andra kommunerna, hur jobbar de? Känner man någon där man kan ta hjälp av?

Joakim:
Delar ni omvärldsbevakning, med varandra och pratar om det? Tar det på någon kafferast eller någonting annat, så att man …

Catrin:
Jag kan tycka ibland i min roll, att jag har kontakt med systemförvaltare i andra kommuner, både de som inte har samma verksamhetssystem som vi har men också systemförvaltare i kommuner som har det. För att liksom ta hjälp av dem, hur har de tänkt, hur har de gjort i de här situationerna. Så lite både och. Man behöver ju inte ha samma system, man kan hjälpa varandra i alla fall.

Joakim:
Ja. Absolut.

Vad säger du då, Britt? Hur ser vi till att öka mognaden i socialförvaltningen generellt?

Britt:
Jag tror att om vi skulle mäta mognaden, om det nu skulle gå att göra, så tror jag att under sista året har många av våra medarbetare, för att inte säga alla, mognat. Kanske för att vi har varit mer eller mindre tvungna att ha vissa möten digitalt, och även utbildningar. Det har blivit ett sätt att arbeta mer eller mindre, i förvaltningen iallafall. Att vi inte har kunnat träffats fysiskt och då har vi gjort det vi har kunnat med digitalisering istället.

Joakim:
Ja. Ja, precis, mm. Pandemi, det är ju lite svårt att beställa en pandemi sådär när man ska öka kompetensen, men den har iallafall hjälpt till. Man kanske inte alltid vill beställa en pandemi heller, förresten. Men jag håller helt med dig. Märker du någon skillnad? Finns det ett större intresse, med tanke på att fler har lärt sig mer på kortare tid? Eller är man mer digitalt trött? Vad känner ni av?

Britt:
Jag kan känna att det här med att göra någonting digitalt är mer en del i vardagen. Alltså, det pratas mer om det och … ja, men ”Vi tar det digitalt”, kan man säga. Vi tar ett snabbt möte, eller vad som helst. Det tycker jag är skillnaden.

Joakim:
Ja, och där är också, om man ska koppla det till digital mognad, att det blir en helt naturlig del i vardagen, det är liksom ingenting som man gör någon grej av, det är lika naturligt som att träffa någon på något annat sätt. Jag kan bara gå till mig själv, när jag hade digitala möten innan pandemin, sa jag aldrig att jag träffade någon. Nu säger jag faktiskt att jag träffar någon, även om jag ska ha ett digitalt möte. Det är också där lite skillnad på hur man tänker. Det känns som ett möte, även om man inte har ett fysiskt möte.

Ja, spännande. För det är ju såklart så att utan att vi får med oss medarbetarna och ökar deras digitala mognad, blir det också svårare att få med verksamhetens digitala mognad. Jag informerade er lite innan, att vi pratar om nio områden. Nu är vi inne i vad som ingår i den här utbildningen. Då pratar vi om nio områden, vi kallar dem ibland för digitala motorer. Jag förväntar mig inte att ni ska redogöra för dem här fullt ut, men jag kan lite kort bara berätta om vad de handlar om, och se om det finns några områden här som ni känner att här ligger vi långt framme, och här kanske vi inte har kommit lika långt. Jag kan bara snabbt gå igenom:

Ett område är just värderingar, visioner, mission. Jag vet att du pratade lite om det förut Anders. Så att man verkligen förstår det här och förstår vad nyttan är. Vad vill vi med vår digitalisering egentligen? Vart ska vi ta oss med det här? Till exempel. Eller, hur ska vi jobba, det kan också vara ett sätt att någonstans landa in i värderingar.

Strategiarbete, hur tar man det här framåt? Hur jobbar vi med strategi på olika sätt?

En tredje skulle kunna vara organisation, alltifrån hur man vill att organisationskulturen ska vara, är vi nyfikna, är vi på? Eller är det liksom bakåtlutat och väldigt förvaltande kultur? Andra delar av organisation är kompetens, hur vi pratar, och kanske till och med hur vi strukturerar organisationen, kan vara en sådan del.

Vi har en fjärde som är processer, som vi också var inne och pratade om tidigare, Anders. Allt kanske inte hela tiden behöver eller skall ens digitaliseras. Hur ligger ni till där?

Vi har infrastruktur, eller IT, vad har vi för bakomliggande system som också kan stödja våra processer? Eller stödja våra medarbetare? För att på ett ännu bättre sätt kunna utföra deras arbete.

Sedan har vi dataanalys, samla in massa data som man sedan kanske analyserar och så kan man lära sig av det och se, att det här fungerar bra, det här fungerar mindre bra, det här kan vi göra bättre.

Där har vi några. Sedan om vi tar det som kanske är närmast de brukare, eller medborgare som ni har. Det kan vara sådana saker som vad ni faktiskt ser till att erbjuda dem, i form av hur man tar kontakt med er, eller hur tjänsterna utformas, vad som är digitaliserat, och så.

Och sedan kommunikationerna, kontaktytorna, alltså var ni finns. Det kan vara appar, det kan vara att ni finns på Facebook, eller ni har hemsidor, eller på andra sätt möter upp.

Och sedan hur ni jobbar nära medborgarna och de ni finns till för, och skapar relationer med dem. Kanske för att lära sig vad de vill och sådär.

Så det var nio områden. Jag kan lite snabbt ta dem igen: Värderingar, vision, mission. Strategiarbete. Organisation. Processer. IT och infrastruktur. Dataanalys. Sedan har vi då erbjudandet, där ni erbjuder er till de ni finns till för. Sedan har vi kontaktytor där ni finns. Och till sist relationer.

Finns det någonting här som ni känner spontant, att här ligger vi ganska långt framme? Här känner vi att vi har kommit en bra bit på vägen?

En lång inledning …

Ska jag låta er tänka lite. Så får ni väl poppa.

Du ser lite sugen ut på att säga någonting, Britt?

Britt:
Nej, men jag kan väl känna att … Vi är väl … eller, som jag upplever det så är det de nedersta, jag har bilden framför mig här. Det du avslutade med, att vi där någonstans ser ett behov av någonting och sedan utgår vi från det.

Joakim:
Mm.

Britt:
Det här med strategi och den biten tyckte jag att vi hade mer när vi hade det här ”H2O” igång och när vi träffades i den gruppen. Där vi kunde ha lite visioner och hur vi skulle gå vidare. Nu blir det lite mer på vår egen kammare på något sätt. Då ser vi, vad är det för behov som efterfrågas, hur ska vi göra med det? Därför tycker jag att de nedersta grupperna där är det som vi har kommit längst i.

Joakim:
Så, erbjudandet och kontaktytor och relationer.

Britt:
Ja.

Joakim:
Mm. Vad säger ni andra? Håller ni med Britt? Eller ni kanske till och med har en avvikande åsikt? Det är också helt okej.

Anders:
Ja, jag håller absolut med. Den där tankevändan som Britt är inne på tänker jag också på, alltså vi … Återigen, lite självrannsakan. När vi startade upp ”H2O” blev det ganska mycket top-down-perspektiv, där vi i kommunchefsgruppen såg de stora behoven med färre yrkesutövande befolkning och fler äldre med längre livstid, fler barn och, hur ska vi klara den här utmaningen? Men det vi lite fick märka var att verksamheterna inte riktigt var med på banan. Då har vi växlat om. I vår kommun har vi organiserat lite mer så att stödet, alltså IT-stödfunktionerna, ska komma till förvaltningarna, istället för att förvaltningarna ska gå in och hämta IT-stödet i en central plattform. Den tankevändan tror jag är av godo. Men – vill jag då säga – tittar man på det i ett ännu större perspektiv så är jag fortfarande väldigt orolig för de utmaningar vi kommer att stå inför om fem, tio år, när vi kommer att ha jättestora krav på offentlig sektor och kommunal sektor. I form av äldreomsorg och utbildning och så vidare. Väldigt få yrkesarbetande, så det kommer vara svårt att få personal. Vi kan inte fortsätta på samma sätt. Så vi måste fortsätta utveckla det här. Det är det jag menar med den här balansgången att driva på och att få med alla. Där måste vi försöka hitta en bra balans. Vi kommer behöva göra så mycket mer. Men förhoppningsvis, när vi har tagit de första grundläggande stegen, kommer den där processen att kunna accelerera. Det är mycket anledningen till att vi söker att vidareutveckla oss och att skaffa mig och andra högre chefer en större kompetens. Att vi ska kunna accelerera det här.

Joakim:
Mm. Tackar.

Catrin, hur tänker du? Finns det några områden där du känner att: Här ligger vi lite längre fram? Eller, kanske några områden där du till och med känner: Hm, här skulle jag vilja att vi låg lite längre fram?

Catrin:
Det finns väl … en del att jobba på där. Sedan håller jag väl med Britt om att när vi gör någonting så gör vi det oftast ute i verksamheterna, sedan drar man det därifrån. Men det finns mycket att jobba vidare med. Nu har vi påbörjat det här med planeringen som Britt sa inledningsvis, för hemtjänsten i telefonerna, att de har det där. Men det finns många andra appar som också skulle kunna driva det vidare, som vi skulle kunna ha nytta av. Så att … ja, det finns …

Joakim:
Så det finns fler tjänster ni skulle kunna införa, till exempel.

Hur skulle ni säga … bara för att förstå lite hur ni tänker. Ibland pratar vi om generell digital mognad, och specifik. Den generella digitala mognaden, det är att någonstans förstå: Vad är digitalisering egentligen? Vad kan det skapa för nytta? Hur hänger det ihop, till exempel att man digitaliserar ett system, utifrån att man kanske behöver kompetensutveckla personal för att göra det, att systemet kan samla data som vi kan analysera, och så vidare. Man förstår digitaliseringen i stort. Sedan pratar vi om det specifika. Då kan det vara väldigt så här … att någon är jättebra att kanske koda eller utveckla. Någon annan kan vara bra på digital kommunikation. En tredje är bra på, vad vet jag, digitala HR-system. Väldigt specifikt.

Hur skulle ni säga att den generella digitala mognaden är i kommunen? Då kan vi ta med politikerna, vi kan ta med ledningen, vi kan ta med medarbetarna, och så vidare. Vi kan ta med de olika förvaltningarna. Hur ser det ut där? Finns det några som ni tycker sticker ut lite mer? Hur resonerar ni kring det? Känner ni att ni har den nivå som ni behöver för att klara av att göra den här resan så bra som ni kan?

Vad möter du, Anders?

Anders:
Jag skulle nog säga att det specifika ligger lite före för vår del. Vi har ganska mycket hands on och att försöka komma igång med digitaliseringsprojekt. Så är det någon av dem som jag tycker vi behöver utveckla mer så är det just den generella, att ta ytterligare steg. Hur kan vi fortsätta och tänka framåt, dra ännu större nytta av digitaliseringen? Men det har också varit lite medvetet att lägga upp det på ett sådant sätt, att utgå ifrån verksamheterna vad man behöver utveckla, vilka behov man ser där. Och att då utveckla de specialiseringar som finns kring det. Men vi behöver nog pendla tillbaka och utveckla lite mer den generella kompetensen, både på tjänstemannanivå och även på politikernivå.

Joakim:
Mm. Tack.

Hur upplever ni, vad ser du, Britt, runtom dig?

Britt:
Jag håller med Anders där, jag tror att det är så att den generella mognaden eller vad man ska säga är den som vi kanske måste se till. Jag kan också se att det är lite en generationsdel i det hela. Men helt klart är det den generella som vi behöver se till, att vi får med alla på tåget. Att inte vi springer iväg för fort.

Joakim:
Mm. Härligt.

Någonting du vill lägga till där Catrin?

Catrin:
Nej, men det är väl som ni är inne på där. Förståelsen tänker jag är viktig här. Att man förstår nyttan, igen då, nyttan av det här. Att man inte tror att det är någonting som ska göras bara för att vi ska ha in digitaliseringen, utan att man ser att man också får ut fördelarna av det. Och som sagt det stora hela, hur allt hänger ihop.

Joakim:
Ja.

Jag kollar lite på klockan och vi börjar närma oss att runda av. Jag tänkte gå in på det här faktumet att ni känner varandra väl, ni jobbar tajt ihop och ni till och med rapporterar till varandra.

Jag tänkte börja med dig där Catrin. När du ser Britt och Anders här, vad känner du att du har behov av, vilka förutsättningar behöver du ha för att du ska kunna göra ett ännu bättre jobb? Att ditt team och de du jobbar med ska kunna göra ett ännu bättre jobb? Det kan vara i allmänhet, men det kan också vara, när du pratar med Britt eller när du pratar med Anders här. Vad skulle kunna göra att det här blev ännu bättre?

Catrin:
Det är väl kanske tydlighet, som vi sa i början. I den lilla kommunen har man så många olika uppdrag och det blir så lätt att man gör lite här och man gör lite där. Och det blir lite saker som faller mellan kanske. Ja, men tydligare förväntningar, tydligt vad som ingår i uppdraget, vad man ska göra och… Ja.

Joakim:
Mm. Ligger vision och sådär, vart ni är på väg, i den här tydligheten också tycker du, eller?

Catrin:
Ja, men det måste man väl också synliggöra så att man jobbar åt samma håll tänker jag, annars kan man ju springa åt alla möjliga håll och det blir ju inte så bra. Lite som vi var inne på där, att vi kanske är bättre på att jobba nere på verksamhet, och att vi behöver backa tillbaka lite och jobba strategiskt och samla ihop. Vart vill vi och vart är vi på väg?

Joakim:
Ja.

Vad känner du, Britt, när du lyssnar på det här, och när du tänker. Hur skulle du kunna göra ett ännu bättre jobb tillsammans med dina medarbetare för att få ännu mer fart på digitaliseringen som helhet? Kanske inom socialförvaltningen, eller när du också tänker på Anders som kommunchef. Vad skulle ni kunna göra ännu bättre, tycker du?

Britt:
Mm. Ja, jag tänker så här, att jag tror att man måste titta över hur vi … I en liten kommun är det få som gör väldigt mycket och det är breda arbetsuppgifter och så. Då är det att vissa saker gör man på en höft så att säga, för det är så mycket man ska hinna med. Då tror jag att för att kunna utveckla den här biten, måste det vara någon eller några i kommunen som jobbar med det här mer eller mindre. Ja, inte heltid men del av sin tjänst. Då tänker jag till exempel på verksamhetsutvecklare och sådant, som vi inte har så gott om i kommunen på de olika förvaltningarna. Det kan jag se inom andra områden också naturligtvis. Men just att man har några som har det som sin huvuduppgift, att utveckla verksamheten digitalt, eller med andra saker som ska utvecklas.

Joakim:
Ja. Så verksamhetsutvecklare och sådana som faktiskt kan lägga ännu mer av sin tid på att se till att förflyttningen sker. Vad tänker du när du hör det här, Anders? Håller du med om analysen?

Anders:
Ja, det göra jag. Det gör jag faktiskt. Det här är väl lite dilemmat på något sätt. Det handlar egentligen som vi inledde, att vår förmåga att kunna utveckla, alltså den dimension i kommunen som man ser vi måste ha. Vi kan inte bara vara duktiga på att förvalta, vi måste också ha en ganska stor del som kan utveckla för att vi ska kunna möta morgondagens krav. Och att det är lite där vi sitter, att hitta det, i en krympande ekonomi. Det är ett konststycke. Så jag kan inte annat än att hålla med, men jag har inte någon så här standardlösning att ge för det hela. Men det är någonting som vi i ledningssammanhang ofta diskuterar, att skapa det här friutrymmet, eller utvecklingsutrymmet i organisationen. Det handlar mycket om att i en helhet orka och våga prioritera vissa områden, när det är en krympande ekonomi. Det gör man säkert även i en växande ekonomi. Men det blir särskilt viktigt för oss, tror jag, att våga satsa på och se till att vi får till de här utvecklingsdelarna. Så jag kan hålla med och det är också någonting som vi behöver vässa oss i, och titta på andra exempel. På andra kommuner som har lyckats att tillskapa de här utvecklingsresurserna, och få bra fart på dem.

Joakim:
Mm. Supertack. Vill du lägga till någonting där, jag tänker på din roll och hur du kan skapa förutsättningar för att er kommun ska bli ännu bättre på digitalisering. Är det någonting du ser, att ”Här har jag en viktig roll att spela”, för att det här faktiskt ska kunna gå ännu, ännu bättre?

Anders:
Ja, alltså, det vi har pratat lite om. Jag tror att vi måste finnas i större sammanhang, på regional nivå till exempel. Att kunna gå ihop och skaffa oss kunskap om hur man formerar sig och hur man strukturerar sig och vilka framgångsfaktorer som är extra viktiga att tänka på. Så det är tillbaka lite i min roll att kunna se hur vi kan komma in i större sammanhang och få lite mer muskler. Tillsammans blir vi nog starkare, just när det gäller hur kan vi få bättre fart på vår digitaliseringsprocess. Där tror jag att en hel del vilar på mig och på mina kollegor i kommunerna runt omkring. Att gå ihop och hitta sätt att utveckla det tillsammans.

Joakim:
Mm.

Hörni, tiden går fort när man har roligt. Vi har pratat om digital mognad och hur man utvecklar den i verksamheter och på individnivå.

Jag vill tacka er, digitaliseringens ABC inser jag att det är. Det är nämligen Anders, Britt och Catrin med C som har deltagit i det här samtalet. Så stort tack att ni har varit med, och lycka till framåt, får jag säga, i er digitalisering. Tackar!

Britt:
Tack så mycket.